דפוסי העבודה בכל חברה נקבעים על ידי מנהליה. כשמדובר בחברה קטנה, הבעלים מדריך את כל אחד מהעובדים החדשים וגם לאורך כל הדרך וזאת כדי להגיע להישגים. המטרה של כל עסק היא להגיע להכנסות משמעותיות ולרווחים נאים ולכן זה הדבר שמדרבן את המנהלים לקדם תהליכים שונים שיובילו לכך. אך כאשר החברה גדלה וכל בעל תפקיד תופס את מקומו בחברה ומיום ליום מעצים את רמת המעורבות ואת הידע שלו, הוא יוצר מצב שבו אחרים אינם יודעים ואינם מכירים את הפעילות הרוחבית שלו בסיטואציות מסוימות. זו הסיבה שחייבים לבצע התנהלות פנים ארגונית שמתעדת את אופן ההתנהלות שלו, למקרים שבהם הוא לא יהיה פעיל בחברה.

כלים
קרדיט תמונה FREEPIK
קרדיט תמונה FREEPIK

מדובר בעבודה מקצועית ביותר של ניהול ידע שהביצוע שלה הוא אקוטי עבור המשך ההתנהלות התקינה בכל חברה. לא אחת נוצרים מצבים שבהם אחד מאנשי המפתח מקודם לתפקיד בכיר יותר, מחליט לעזוב את החברה, חולה באופן פתאומי או כל סיטואציה אחרת אשר מונעת ממנו להמשיך בעבודתו הרגילה. במקרה הזה התחום שעליו הוא אחראי לא יטופל כראוי, לאור חוסר הידע של העובדים האחרים.

תכנון של התנהלות פנים ארגונית

בחברות הגדולות יש חשיבה מעמיקה בנושא זה של התנהלות פנים ארגונית וכדי למנוע מצבים שעלולים לגרום לנזק לפעילות העסקית, מטפלים בנושא זה באמצעות אנשים מיומנים שזו המומחיות שלהם. שיטת העבודה שלהם היא לתאם פגישות ענייניות עם כל אחד מהעובדים שהם בעלי תפקיד מרכזי במחלקה שלהם והם למעשה שולטים על כל מה שקורה בתחום זה. מדובר בדרך כלל במחלקות שבהם לכל אחד יש תפקיד אחר ולכן שאר העובדים אינם בקיאים באופן הניהול של האדם האחר למעט פרטים כלליים.

במהלך הפגישות הללו, עוברים על כל רבדי העשייה של בעל התפקיד הספציפי וזאת באופן מפורט ומדויק. מה הוא עושה בתרחישים שונים, איך הוא פותר כל בעיה, מי הם הגורמים שעימם הוא עובד תוך הכנת רשימות מסודרות של אנשי הקשר הללו, שמותיהם, תפקידיהם, שם החברה שבה הם עובדים, מספר טלפון וכתובת מייל.

הכנת דוח ניהול ידע של כל עובד

בתום הפגישות, איש המקצוע שאחראי על נושא התנהלות פנים ארגונית מכין דוח של הגדרת תפקיד ואופן העשייה של כל עובד בכל הנושאים שעליו הוא אחראי. כל אחד מהעובדים הללו יקבל את הדוח יעבור עליו באופן ענייני, יוסיף הערות ויעדכן נתונים, כדי שהדוח יהיה מושלם.

הפקת לקחים מהעבר

מדובר בדוח שהוא בעל חשיבות עליונה לכל חברה והוא ההיערכות הנדרשת לכל תרחיש שבו העובד יסיים את עבודתו. לא אחת קרו מקרים שבהם מנהלי החברה היו אובדי עצות לנוכח היעדרות ארוכה ולא מתוכננת של אחד העובדים עקב סיבות שונות. כעת כאשר קיים דוח כזה, אדם אחר יוכל לקרוא את הדוח ולהיכנס לנעליו של העובד הקודם.