מהי חשבונית אונליין?
מה שקוראים לו חשבוניות באינטרנט (שזה גם חשבונית אונליין), זה למעשה מסמך עסקי הנפוץ ביותר שקיים. זו חשבונית עסקית לכל דבר ועניין, שאפשר להפיק אונליין ברשת, בלי שצריך להתקין תוכנה, בלי לשלם הון עבור הנהלת חשבונות. ולא רק שאת המסמך אפשר להפיק ברשת, אפשר גם לשלוח אותו ברשת. ניתן לשלוח לנמען, שהוא לקוח פרטי או לקוח עסקי, באמצעות מייל אוטומטי, על ידי הודעת ווטצאפ וכדומה.
האם מסובך לעבור לחשבונית באונליין?
על מנת לעבור לחשבונית שפועלת באינטרנט, כל מה שצריך לעשות זה למצוא את הספק המתאים. הקפידו לבחור ספק שירות שקיבל את אישור רשות המיסים. האישור הזה אומר שמותר להפיק את החשבוניות הללו בתהליך שנקרא חתימה דיגיטלית. זאת אומרת שהתוכנה המקוונת חותמת במקומכם, ברגע ההפקה. מעבר לחשבוניות מהסוג הזה, במקום חשבוניות רגילות, נעשה על ידי הרשמה לשירות. זה תהליך שדומה לכל הרשמה לשירות מקוון, כגון שירות מייל, אפליקציית רשת כזאת או אחרת. בוחרים סיסמה, מזינים פרטים אישיים ופרטי העסק וכבר אפשר להתחיל להשתמש בשירות.
לא רק חשבוניות
נבהיר כי הרעיון של חשבונית באינטרנט, הוא יותר מקיף מאשר הפקת חשבוניות בלבד. למעשה, ניתן באותה דרך להפיק ולשלוח ללקוחות כל מסמך עסקי מקובל. למשל, הצעות מחיר. למשל קבלות בגין תשלומים או שילובי חשבונית קבלה, חשבונית עסקה וכן הלאה. מעבר לכך, מדובר בשירות שבעזרתו אפשר לנהל את תחום החשבונאות העסקית בשוטף וללא עזרה. המערכת מתעדת ורושמת אוטומטית את פרטי ההכנסות שהוזנו לחשבוניות. לאחר מכן ניתן לקבל תזכורות ברגע שמגיע מועד תשלום של לקוח וכן אפשר להפיק דוחות עסקיים שנדרשים לשימוש עצמי או לצורך הגשה לגורם חיצוני. החידושים האחרונים של שירות חשבונית באינטרנט כוללים הפקות מסמכים אוטומטיות לעסקים של אתרי מסחר, פתרונות סליקה ייעודיים לעסקים ועוד שלל פיצ'רים שנועדו לעסקים שפועלים ברשת או מחוצה לה.
יתרונות השירות
הוזלת עלויות – המעבר לחשבונית באינטרנט חוסך כסף רב. הרבה יותר זול מכל חלופה קיימת. כמו כן, זה חוסך הדפסות של מסמכים, מפחית את עלויות הדיו במשרד וכולל גיבוי אוטומטי. נוחות – הנפקת מסמכים קלה מאי פעם. כל אחד יכול להשתמש בשירות ללא קושי, ממשק ידידותי שמתאים למחשב או למכשיר נייד. ללא התחייבות – אין צורך להתחייב לשימוש במערכת לפרק זמן כזה או אחר. מיתוג – ניתן לעצב את המסמכים לבד, תוך שימוש בפתרונות מיתוג, לוגו וכדומה.