בוחנים היתכנות
אז החלטתם שאתם לא מארגנים אירוע באולם, אלא בחוף, בחצר הביתית, או פשוט בזולה מגניבה שמצאתם באמצע הטבע. מה עושים הלאה? ראשית מוודאים שהשטח הרצוי אינו שייך לאף אחד ואף שווה לבחון היתכנות במשטרה ובשירותי הכבאות, אחרת ייתכן שבאמצע האירוע יצוצו בעיות, ולו כי בעל המקום יגיע במפתיע וידרוש תשלום או אפילו שתתפנו.
תאורה כפול 2
יש מקום ועתה צריך לוודא כיצד מעצבים, אך ראשית דואגים לתאורה, וזאת כי תאורה מחזיקה בשני תפקידים חשובים: באמצעות תאורה דואגים לצרכים פרקטיים ובאמצעות תאורה דואגים לצרכים עיצוביים. אי לכך שווה לבחון מה צריך וניתן לשכור בתחום. כך למשל מאוד ייתכן שתגיעו למסקנה שמבקשים לברר אודות השכרת גרילנדה להגדלת טווח התאורה, השכרת פנס עבור תאורת המזנונים, השכרת סטנד של 4 פנסים עבור קבלת הפנים וכדומה. לאור הדברים נמליץ לפנות לחברת השכרה מקצועית, ולו בכדי ליהנות מייעוץ ולהימנע מהשכרה מיותרת.
מקטעים
כל אירוע מורכב מכמה מקטעים. יש מארחים שקודם נושאים דברים ולאחר מכן מציעים כיבוד, יש מארחים שקודם מזמינים לאכול ורק לאחר מכן פותחים את רחבת הריקודים, יש מארחים שמציעים בו זמנית ריקודים ואוכל וכדומה - יש אינספור אופציות ועל כן ראשית צריך להבין מהי מטרת המסיבה וכיצד ניתן להפיק ממנה את המיטב, ולו באמצעות חלוקה למקטעים. בהתאם לחלוקה יהיה הרבה יותר קל לגזור נדבכים נוספים, קרי אופי הגשת הכיבוד, הקונספט הרצוי וכדומה.
דגשים שחשוב להוסיף לרשימה
קייטרינג - תסגרו עם הקייטרינג הרצוי את סך הפרטים (למשל מי אחראי לפנות את הכלים בתום האירוע).
איש קשר - חשוב שבאירוע יהיה צמוד אליכם אדם קרוב שיהיה מוכן לקבל הנחתות, כמו לארגן כיסא נוסף, לדבר עם הדיג'יי וכדומה.
ריהוט - מעבר להשכרה של שולחנות וכיסאות, תשקלו גם להשכיר פינות זולה, הצללות, אוהל, מחצלות וכדומה.
רחבת ריקודים - מתכננים אירוע מחוץ לאולם? תוודאו שרחבת הריקודים מספקת מצע נוח.
הזמנות - תשלחו לפחות כשלושה שבועות מראש את ההזמנה. בנוסף, אם יש צורך תציינו בהזמנה שצריך להביא ביגוד ארוך, או נעליים נוחות.
עיצוב - מתכוונים להזמין מעלי אקספרס קישוטים נחמדים וזולים? התארגנו על כך בהקדם האפשרי.
בגדים - אין זה הגיוני שתשקיעו רבות באירוע עצמו, אך לא בעצמכם, ועל כן נזכיר לרכוש בגד חדש למסיבה - מגיע לכם.
מה עוד?
אל תשכחו לנשום ואל תשכחו לקחת דברים בפרופורציות, ולו כדי שהאירוע יהיה מוצלח. מרגישים מוצפים ממטלות? תסמכו על אנשים נוספים ופשוט תחלקו אותן!
