באילו נסיבות נכון להפיק כנס מקצועי
יש סיבות שונות להפקה של כנס. יש מי שעובדים בתור בעלי עסקים עצמאיים והם מעוניינים להפיק כנסים באופן קבוע, בתור סוג של 'וובינר'. למי שלא מכיר את המושג, מדובר על כנס, הכולל הרצאה ותוכן מקצועי אשר מעשיר את המשתתפים. הרבה פעמים, בעקבות כנס מהסוג הזה, המשתתפים בכנס, מי שהם למעשה לקוחות פוטנציאלים, רוכשים את המוצרים שלכם וכך מגדילים את העסק. כלומר, אתם גם מרוויחים על ההפקה של הכנס עצמו וגם מרוויחים בדיעבד לקוחות חדשים. כנס יכול להיות רלוונטי גם עבור מנהלים של חברה גדולה עם הרבה עובדים. יכול להיות ואתם מחפשים דרך להעשיר את הידע המקצועי של העובדים שלכם, להשקיע ביום השתלמות מיוחד שיהיה בסיס גם לסוג של יום גיבוש. יש מי שרוצים להשיק את המוצר החדש שלהם ויש מי שמעוניינים לפתוח כנס מיוחד עבור קבוצה של עובדים מתחום מסוים. האמת היא שזה לא באמת משנה למה אתם מעוניינים להפיק את האירוע, מה שחשוב לנו זה לתת לכם את הטיפים שיעזרו לכם לקבל את ההחלטות הנכונות. כעת, קבלו את הטיפים שיהפכו את האירוע שלכם בלתי נשכח.
שלושה טיפים להפקה של אירוע מצויין
שלב ראשון, תכנון: אנחנו חיים בעידן לא פשוט מבחינות רבות. עיקר הבעיה היא בכך שתשומת הלב של האדם הממוצע לא מצליחה להחזיק יותר מכמה דקות. זאת משום שאנחנו מוסכים באינספור הודעות, פרטי מידע המגיעים אלינו מהטלפונים הניידים ומשאר המסכים העומדים לרשותינו. כדי להצליח ולהחזיק את המשתתפים בכנס בעניין והתלהבות, אתם חייבים להתחיל בתכנון מדוקדק של האירוע שלכם. אל תשאירו 'רגעים מתים'. ככל שתהיו יותר מדויקים ותדעו בכל רגע מה אמור להתרחש עכשיו, כך הקהל באירוע יהיה עירני ופעיל.
שלב שני, בחירה של המיקום המושלם לכנס: לבחור אולם הרצאות זה לעשות משהו כמו שמונים אחוז מהעבודה. כאשר אתם בוחרים במקום מצויין, אתם נהנים מכמה יתרונות. קודם כל, לבחור אולם הרצאות בו אפשר למצוא את כל הציוד הדרוש לקיום של הרצאות עם מצגות וסרטונים, זו כבר התחלה טובה. כך אתם לא צריכים להזמין ציוד מספק חיצוני ואתם לא צריכים להתמודד לבד עם אינספור התקלות שאולי עלולות להתרחש בהמשך. אולם הרצאות מצויין הוא כמובן מקום בו צוות העובדים מכיר את עולם הכנסים והאירועים. מקום בו יש מי שתוכלו להתייעץ איתם על הפרטים הקטנים, מקום בו תוכלו לסמוך על הצוות כי זה יעשה את העבודה שלו כמו שצריך.
שלב שלישי, לתת לאנשי המקצוע לעבוד ולהרפות: בסוף, אתם הפנים של הכנס הזה. אחרי שבחרתם אולם הרצאות, אחרי שהחלטתם מי יהיו הספקים שלכם באירוע, אתם צריכים לאפשר לאנשי המקצוע לעבוד שעה שאתם מתפנים לתת מענה לאורחים שלכם. האמינו לנו, המשתתפים יזכרו כמובן כי הכנס היה רציני, מסודר ומאורגן כמו שצריך. אבל יותר מהכל, הם יזכרו איך נתתם להם להרגיש. כל עוד אתם תישארו באנרגיה טובה וחיובית, כך גם הם יגיבו לאופן בו אתם מרגישים.
איך בוחרים אוכל ועיצוב מצויינים?
כמובן, אחרי שיש לכם את המסגרת של האירוע, תוכלו להחליט האם אתם רוצים לעצב אולם הרצאות באופן מסוים, כך שיתאים לקונספט של הערב, אולי תרצו להגיש לאורחים ארוחה קטנה? או אולי כמה מנות קטנות כמו סוג של 'קבלת פנים'. האמת היא שאין תשובה אחת לשאלות הללו. כאמור, כל עוד תתחילו בתכנון נכון של הערב, כל עוד תדעו איך הייתם רוצים שהכנס הזה יהיה, תוכלו לשתף את הצוות המקצועי במקום והוא יעזור לכם להבין איך מביאים את הרעיונות לכדי מעשה. כך או אחרת, זה הזמן לצאת לדרך ולתכנן כנס שאיש לא ישאר אדיש אליו.
